매일 아침 업무 계획을 세우는 것은 성과에 도움이 될까? 연구자들의 이야기를 들어 보면, 한 편에서는 일일 업무 계획 수립이 업무 완수를 위해 시간, 에너지를 효율적으로 할당하기 때문에 업무 효과를 높인다고 말한다. 반면, 다른 한 편에서는 갑자기 회의가 소집된다거나, 전체적인 일의 방향이 수정되는 등 요즘 업무 환경은 예측불가능성이 높기 때문에 별다른 효과가 없을 것이라 말한다. 일일 업무 계획에 대한 기존의 연구들은 “도움이 된다”와 “별 차이가 없다”라는 상반된 결과가 공존하여 뚜렷하게 무엇이 맞다고 이야기 할 수 없는 상황이다. 이에 이 문제를 명확하게 규명해보겠다고 한 무리의 연구자들이 나섰다.
이 연구자들은 기존 연구 결과들이 일일 업무 계획이 성과에 대해 상반된 결과를 얻은 이유는 계획의 형식이나 맥락을 고려하지 않았기 때문이라고 지적한다. 그래서 이들은 일일 업무 계획을 형식에 따라 두 가지로 구분하여 성과에 미치는 영향을 확인하고, 이것들이 동료의 정보 요청, 티타임과 같은 업무 방해(interruption)에 따라 어떻게 달라지는지 조사하였다.
일일 업무 계획은 ‘시간 관리 계획’과 ‘돌발 상황 대응 계획(contingent planning)’ 두 가지 형식으로 구분되었다. 시간 관리 계획이란 언제, 어떤 업무를 할지 우선순위와 함께 시간대별 업무 계획을 세우는 것을 말한다. 돌발 상황 대응 계획이란 발생 가능한 방해나 돌발 상황을 고려하여 대안을 준비해 놓는 것을 말한다. 연구자들은 일일 업무 계획 수립이 직원몰입을 높임으로써 성과에 긍정적인 영향을 미칠 것이라 예측하였다. 세부적으로는 업무 방해가 많이 발생하는 경우 시간 관리 계획가 성과에 미치는 긍정적인 영향이 약화되는 반면, 돌발 상황 대응 계획은 방해가 적을 때보다 많을 때 긍정적인 영향이 부각될 것이라 예측하였다.
어떻게 조사하였나?
연구자들은 엔지니어링, 교육, 재무 등 다양한 영역에서 근무하고 있는 직장인들을 대상으로 2주 동안 하루에 2회 설문 조사를 실시하였다. 조사 대상자인 직장인들은 오전 6시에서 9시 사이에 출근했기 때문에, 매일 오전 10시에 그들의 시간 관리 계획과 돌발 상황 대응 계획을 측정할 수 있는 설문 링크를 보내고, 오후 3시 30분에는 몰입, 성과, 업무 방해 등을 묻는 설문 링크를 보내 응답을 수집하였다.
시간 관리 계획을 묻는 질문으로 “오늘 해야할 업무 목록 작성”, “오늘 완수할 업무 결정”, “오늘의 업무 우선순위화”, “업무 스케줄 작성”, “업무별 시간 할당” 등 그 날 해야할 업무들을 도출하고, 우선순위와 시간을 배분 하였는지를 확인하는 것들로 구성되었다. 돌발 상황 대응 계획은 “오늘 일을 할 때 방해받거나 중단될 수 있는 상황을 고려하여 이에 대한 대응 계획 수립”, “예측하지 못한 일이 발생할 경우를 대비하여 유연한 계획 수립” 등 업무 수행이 방해받을 수 있는 상황을 고려하여 대안적인 계획을 수립하였는지를 물어보았다.
분석 결과, 시간 관리 계획은 직원 몰입을 높이고, 이를 통해 성과에 긍정적인 영향을 미치는 것으로 나타났다. 하지만 업무 방해가 많은 경우 시간 관리 계획이 직원 몰입에 미치는 영향은 약화되었으며, 업무 방해의 값이 4.11점(7점 척도) 을 넘을 경우, 통계적으로 유의한 영향을 미치지 못했다.
마찬가지로, 돌발 상황 대응 계획은 직원 몰입을 높이고, 이를 통해 성과에 긍정적인 영향을 미치는 것으로 나타났다. 하지만 연구자들의 예측과는 달리, 방해가 많냐, 적냐 여부는 돌발 상황 대응 계획이 직원 몰입과 성과에 미치는 영향에 차이를 가져오지 않았다. 연구 결과를 통해 우리가 배울 수 있는 점은 무엇일까?
일일 업무 계획을 세우자
에드윈 로크와 함께 목표 설정 이론을 개발한 게리 라담은 해당 연구를 시작하게 된 계기에 대해 흥미로운 이야기를 들려준다. 라담은 1968년 미국 펄프목재 연합으로부터 직원들의 생산성 향상 방안을 도출해달라는 의뢰를 받고 컨설팅에 참여하게 되었다. 직원 인터뷰를 통해 일을 잘 하는 직원들과 그렇지 않은 직원들을 구분해 주는 것을 발견하게 되었는데, 그건은 바로 구체적인 목표 설정이었다. 일을 잘 하는 직원들은 하루 혹은 일주일 동안 생산할 목재의 양에 대해 구체적인 목표를 설정하고 있었던 것이다. 하지만 이같이 너무 단순한 생산성 향상의 원리는 많은 사람들의 냉소에 직면하게 되었다. 그 당시 라담이 가장 많이 듣는 질문은 “업무 목표를 세우지 않는 사람도 있나?”이었다고 한다. 그 때마다 라담은 일반적이거나 모호한 목표는 설정한들 성과에 아무런 영향을 미치지 않음을 강조하면서 “구체적이고 높은 목표 설정”만이 성과를 높인다고 강조했다.
반기 별 혹은 프로젝트 별로 공식적인 목표를 설정하였는데 ‘굳이’ 일간 목표를 세워야하나?라고 반문할 수도 있다. 연구자들은 일간 목표 수립의 장점으로 다음을 제시한다. 첫째, 구체적인 업무 계획을 수립함으로써 집중도를 높일 수 있다. 업무 계획을 세우지 않는 경우, 업무를 효율적으로 하게 만드는 업무 완수에 대한 압박, 긴박감이 떨어지고, 다른 일에 쉽게 주의를 뺏기게 할 수 있다. 반면 구체적인 업무 계획은 집중해야 할 업무와 목표 수준(예: 데드라인, 당일 완료할 범위 구체화)을 정하기 때문에 각 업무를 시간 내 완수하기 위해 보다 집중하여 수행하게 된다.
둘째, 업무 계획은 내 업무의 진척도나 수행 속도를 확인할 수 있는 정보가 된다. 업무 계획을 세우지 않으면, 오늘 해야할 일과 할 수 있는 업무에 대한 고려 없이 대략적인 방향만 가지고 업무를 수행하게 된다. 반면, 우선순위를 정하고, 업무 별 소요 시간을 담은 계획을 작성하면 업무 진척도와 속도를 확인하여, 이를 바탕으로 유연하게 업무를 조정, 관리할 수 있다.
셋째, 업무 진척이 더 빠르다. 계획이 없는 경우, 하나의 업무를 끝낸 후, 다음 업무로 무엇을, 어떻게 해야 할지 고민하는 시간이 필요하다. 하지만 시간 관리 계획을 세우면 업무 순서나 행동 단계들이 도출되어 있기 때문에 하나의 업무에서 다른 업무로 바로 넘어갈 수 있다.
업무 계획 수립 시 주의사항
일일 업무 계획을 세울 때 중요한 것은 ‘현실적으로’ 작성하는 것이다. 달성하지 못할 업무 계획을 세우는 사람들을 살펴보면 업무 분량에 대한 과소 추정이나, 지나친 도전의식에서 비롯되는 경우가 많다. 예를 들면, “1~2시간”이면 끝낼 줄 알았는데 막상 해보니 하루종일 걸렸다거나, 스스로를 좀 더 몰아부치기 위해 업무 계획을 일부러 빠듯하게 세운다. 하지만 계획한 업무를 수행하지 못하면 밀린 업무로 인해 압박, 스트레스를 받고, 사기 저하나 몰입이 떨어질 수 있다. 따라서 업무 계획을 세울 때에는 과거 경험이나 기록을 바탕으로 업무 소요 시간을 추측하고, 업무 회의나 동료들의 크고 작은 요청사항 대응 등 발생 가능한 제약, 방해를 고려해서 “현실적으로” 수립하는 것이 좋다.
‘그는 어떻게 그 모든 일을 해내는가?’의 저자 로버트 포즌은 자유시간의 중요성을 피력한다. 그는 “자유시간이야말로 효율적인 일정관리 핵심이다”이라고 강조한다. 그의 경험에 의하면, 자유시간은 창의력인 문제해결을 돕고 “업무 중에 새로운 기화나 문제가 발생했을 때에도 유연하게 대처할 수 있다”고 말했다. 매일 시간대 별로 업무 계획를 작성하는 그는 의도적으로 일정표 중간중간 자유시간(공백)을 두어 그 시간에 신문을 보거나 이해관계자와 전화통화를 하고, 생각할 시간을 갖는데, 그런 시간을 통해 문제에 대한 창의적인 아이디어를 얻었다고 한다. 그것이 그가 “자유시간은 가급적 자신이 가장 창의적인 시간에 배치하라”고 주장하는 이유이다.
어쩌면 라담이 직면했던 것과 같이 “아니 일일 업무 계획 세우지 않는 사람도 있나?”라고 반문하는 사람이 있을지 모르겠다. 핵심은 일일 업무 계획 자체가 아니라 “구체적이고, 변수를 반영한 현실적인 계획”임을 기억해야 할 것이다.