코로나 19 감염을 차단하기 위해 재택근무를 실시하고 있거나, 시행을 고려 중인 기업이 늘고 있다. 재택근무가 확산됨에 따라 온라인 소통 또한 급증하고 있는데, 원격근무 서비스 제공업체인 알서포트에 의하면, 3월 첫째주 화상 회의 서비스 사용량은 2월 4주차에 비해 819% 늘었다고 한다.
한 퍼실리테이터는 “화상 회의는 면대면 회의와 동일한 작업량을 내기 위해서는 시간이 4배 더 든다”고 말했다. 그 만큼 제약조건이 많아 효율적으로 운영하는 것이 어렵다는 것이다. 어떻게 해야 생산적으로 화상 회의를 진행할 수 있을까?
고려해야 할 점
화상 회의의 가장 큰 단점은 집중력 약화이다. 한 조사에 따르면, 직장인들은 화상 회의를 진행하는 동안 다른 일을 하거나(64%), 이메일을 보내고(63%), SNS 확인, 문자 발송 등 다른 일에 쉽게 주의를 팔리는 것으로 나타났다. 따라서 화상 회의를 진행할 때에는 사무실에서 하던 방식을 그대로 온라인으로 옮겨서는 안되고, 화상 회의의 제약, 단점을 이해하고 이것을 최소화할 수 있는 접근을 선택해야 한다.
화상 회의는 집중력 약화외에도 갑자기 강아지가 짖는 것과 같은 ‘예상치 못한 소음 발생’, ‘음질 문제’, ‘저조한 참여’, ‘비언어적 단서 상실’, ‘매끄러운 회의 조정의 어려움’ 등을 단점으로 꼽을 수 있다. 예를 들어, 면대면 상황에서는 발표 내용에 대한 참석자들의 이해도를 표정을 통해 확인하면서 그 내용을 줄이거나 반대로 설명을 보충할 수 있다. 그리고 질문이나 의견 요청을 통해 참석자의 관심을 환기시키는 등 회의 진행을 보다 효과적으로 조정할 수 있지만 화상 회의에서는 이 모든 것들이 어렵다. 퍼실리테이션 전문가인 테렌스 메츠(Terrence Metz)는 사람에 초점을 둔 논의가 아닌 경우, 짧게 논의하는 경우, 정보 교환이 주된 경우 화상 회의가 적합하지만 그 반대인 경우에는 면대면이 효과적이라고 말한다.
[출처: Terrence Metz, MG RUSH Facilitation Training and Coaching]
회의 전 준비사항
- 회의 목적과 안건 작성
- 회의 목적, 안건, 관련 정보 공유
- 참석자와 기대 및 준비 사항에 대해 논의
화상 회의는 음성에만 의존하여 회의를 진행하기 때문에 더 높은 집중력을 필요로 하고, 편안한 장소에서 회의에 참여하는 만큼 주변 자극에 쉽게 주의를 뺏길 수 있다. 다시 말하면, 화상 회의는 높은 집중력을 장시간 유지하기 어렵기 때문에 회의 시간은 가능한 한 1시간 이하로 유지하고, 장시간 진행해야 한다면 짧게 여러번 쪼개서 진행하는 것을 권한다.
화상 회의는 계속 늘어지는 것과 같이 효율이 쉽게 떨어지기 때문에 면대면 회의를 할 때보다 준비를 더 철저히 하는 것이 필요하다. 회의 목적과 목표 결과, 안건을 미리 정한 후 이와 관련된 정보와 함께 참석자들에게 공유하여, 화상 회의에서는 필요한 논의와 의사결정에 집중할 수 있게 한다. 예를 들어, 보고서 공유 후 논의가 필요할 경우, 화상 회의에서 프리젠테이션을 하기보다는 사전에 보고서를 읽고, 피드백을 주고 받게 하여 발표 시간을 최소화한다.
회의 진행
- 회의 중 지켜야 할 규칙 설정(ground rules)
- 진행자, 서기, 시간 지킴이(time keeper) 등 역할 선정
- 참석자들의 참여 유도
- 지속적으로 논의 중인 안건 확인
- 안건 전환 시 결정 사항 및 진행 상황 정리
회의를 시작하기 전에 ‘프로필은 ‘회의중’으로 해놓기’, ‘음소거 상태를 기본값으로 유지하고, 발언할 때만 해제하기’, ‘회의 중 다른 일 하지 않기’ 등 회의 시 지켜야 할 에티켓을 규칙으로 정하고, 채팅창과 같이 잘 보이는 곳에 전시한다. 그리고 퍼실리테이터 혹은 진행자, 회의 기록자, 시간 지킴이 등 원활한 회의 진행을 위해 필요한 역할을 참석자에게 배정한다.
화상 회의의 제약과 단점을 극복하기 위해서는 면대면 회의보다 참석자의 참여를 높일 수 있는 방안을 더 고민해야 한다. 애자일 컨설팅의 김창준 대표는 ‘참여도 높이기’, ‘시각화’, ‘명료화’를 회의의 질을 결정하는 중요한 원칙으로 꼽는다. 앞서 언급한 바와 같이 면대면에서는 참석자들을 살펴볼 수 있기 때문에 상황에 맞게 회의를 조절할 수 있지만 화상 회의에서는 참석자들이 잘 따라오고 있는지 확인하기 어렵다. 따라서 참여를 이끌어낼 수 있는 회의 설계가 필요한데, 김창준 대표는 효과적인 방법 중 하나가 참석자들에게 ‘얼굴’ 대신 ‘회의 내용’에 집중하게 만드는 것이라고 말한다.
서로의 얼굴을 보고 회의를 진행하는 것보다 화면에 공유파일을 띄워 회의 안건을 기록하면서 진행하는 편이 참석자들의 참여도와 집중력을 높일 수 있는 방법이라는 것이다. 이를 테면, 공유 파일(예: 엑셀)에 참석자가 논의하고 싶은 안건을 적게 하고, 투표를 통해 논의할 안건의 우선순위를 결정하거나, 참석자에게 각자 의견을 셀에 입력하게 하면 소외되는 사람없이 고른 참여를 이끌어낼 수 있다고 한다.
논의가 완료된 안건은 취소선을 긋고, 이어서 새로운 안건에 대한 논의, 결정 사항을 작성해 나가면 회의의 진척을 가시적으로 확인할 수 있기 때문에 참석자들의 집중도를 높일 수 있으며, 업무 배정이나 의사결정 사항은 기한, 담당자, 산출물 등 그 내용을 구체적으로 표기해야 참석자 간에 동일한 이해를 이끌어낼 수 있다고 설명한다.
[애자일 컨설팅의 김창준 대표와 변신철 코치는 유튜브를 통해 효과적인 화상 회의법을 설명하였다.(출처: 유투브)]
화상 회의에서는 현재 무엇을 논의하고 있는지, 어떤 결정이 이루어졌고, 다음 안건은 무엇인지 등 면대면 회의 보다 더 자주 진행 상황을 환기시킬 필요가 있으며, 회의를 마치기 전에 다시 한 번 결정사항과 다음 일정을 정리하는 것이 필요하다.
회의 후
- 회의 내용 검토 및 추후 미팅 일정 확인
- 회의록 배포
프로젝트 매니저를 대상으로 한 설문조사에 따르면, 화상 회의는 면대면 회의보다 결정 사항에 대한 후속 업무 진행이 잘 이루어지지 않는다고 한다. 이같은 상황을 방지하기 위해서는 회의를 진행하는 동안 결정된 각자 업무와 내용을 명확히하는 것과 동시에 회의 종료 후 1시간 이내에 결정 사항을 중심으로 회의록을 공유하여 각자의 역할을 분명히 하고, 이해가 다를 경우 재빠르게 조정할 수 있게 한다.
재택근무의 장기화가 점쳐지는 상황에서 화상 회의 방식 개선은 또 하나의 과제를 던져준다. 회의를 질을 개선하기 위해서는 회의를 끝내기 전에 그 날 회의에서 좋았던 점, 불편했던 점, 개선할 점 등을 짧게 공유하는 시간을 갖거나, 종료 후 설문조사를 활용하여 개선안을 찾아 지속적으로 실천해 나가는 것이 필요하다.