화상면접 운영가이드: 1. 시스템 사전 점검
이건 정말 필수 중의 필수다. 내부 시스템이 제대로 작동하는지, 화상회의를 위한 룸은 제대로 개설되는지 확인해야 한다. 지원자들에게 알려줄 접속 URL이나 면접을 위한 룸의 입장 코드를 확인하는 것도 당연히 선행되어야 한다.
필자가 소속된 회사의 경우 시스코의 Webex를 사용하고 있고, Webex는 장비가 설치된 회의실에 아예 접속 URL이 고정되어 있다. 이 URL을 지원자에게 제대로 전달하지 않으면 면접은 아예 불가능하다.
Tip! 시스템 점검 시 화면과 음성은 off로 시스템을 사전 테스트 할 때, 혹은 지원자가 접속하기 전에는 반드시 화면과 음성을 모두 Off 상태로 두는 것이 좋다. 준비하는 사람들이나 면접관들의 잡담 또는 지원자에 대한 평가가 대화로 오고 가는 가운데, 부지런한 지원자가 갑자기 시스템에 먼저 접속을 하는 경우가 종종 있다. 이 때, 음성과 영상이 그대로 On 상태라면 무방비로 회사의 내부 인력들이 하는 대화가 노출될 수 있다. |
화상면접 운영가이드: 2. 동일한 디바이스와 네트워크 환경 적용
회사가 사용하는 시스템과 장비는 일정하지만, 지원자들이 접속하는 장비는 천차만별이다. 노트북, 태블릿, 스마트폰의 세 가지 종류 기기에 이런 기기를 만드는 모든 회사들의 브랜드를 곱하면 그 경우의 수가 나온다.(계산은 생략한다).
지원자들은 개인적인 상황에 따라 여러가지 디바이스를 선택하게 되는데, 대부분 테스트 상황에서는 별다른 문제가 없다. 문제는 지원자가 테스트했던 기기가 아닌 다른 기기를 사용할 때 뜻밖의 문제들이 발생한다.
한국의 네트워크는 지구 최강의 속도를 자랑하지만, 그것도 상황에 따라 다르다. 아무리 빠른 네트워크에 접속되어 있더라도, 하나의 라인에 수십명이 물려있다면 얘기는 달라진다. 특히 화상면접에서 네트워크 속도가 충분하지 않을 때는 화면, 음성이 끊기는 일은 다반사이다.
CASE. 강력한 합격 후보자가 시스템과 네트워크를 바꿔서 탈락하다!
본 사례는 얼마전 필자의 회사에서 실제로 벌어진 사건이다. HR에서는 1차 면접을 통해 세 명의 지원자 중 A를 가장 유력한 합격 후보로 예상하고 있었다. A는 흔히 말하는 학력과 업무경험 측면에서 회사가 요구하는 요소를 확실하게 갖추고 있었다. 다른 지원자 B와 C 또한 쟁쟁한 후보였지만 회사가 지금 당장 필요로 하는 사람은 단연 A라고 판단되었다.
A도 이번 기회를 자신의 커리어 변화에 중요한 것으로 판단하고 면접 준비에 상당히 공을 들였다. 1차 면접과 접속 테스트에서 모두 양호한 상황이었기 때문에 HR에서는 실제 면접 상황을 크게 걱정하지 않았다.
그러나 CEO를 포함해 4명의 임원이 참여한 최종면접이 시작된지 얼마 지나지 않아 환풍기의 팬이 돌아가는 듯한 심한 소음이 스피커를 넘어 화상면접을 하는 회의실에 들리기 시작했다. 지원자의 응답은 제대로 들리지 않았고 면접관들의 짜증나는 표정이 하나 둘 보이기 시작했다. 어느 면접관은 시작한지 10분도 안되어 질문을 포기하거나 A를 아예 합격자 후보에서 지워버린 듯한 느낌을 받았다.
HR도 당황하기 시작했고, 어쩔 수 없이 ‘의사진행 발언’을 하게 되었다. “A 지원자님! 말씀하시는 소리가 잘 들리지 않습니다. 굉장히 소음이 심한데요, 혹시 주변에 무슨 큰 소리가 발생하고 있나요? 시스템이 문제인 것 같다면 저희 쪽에서 화상회의 룸을 다시 개설해서 재접속 하시도록 안내하겠습니다.”
이렇게 해서 면접은 한 번 끊어졌고, 화상회의 시스템의 룸을 다시 개설하고 지원자는 다시 접속했다. 그러나 이전 면접에서 들렸던 소음은 여전히 계속되었다. 면접의 흐름은 끊어졌고, 앞에서 무엇을 물어봤는지는 먼나라 이야기가 되어버렸다. HR은 면접관들과 다시 기회를 주거나 재접속을 해야 하는지에 대해 의견을 물어봤으나, 면접관들의 태도는 단호했다. “대충 마무리 하자”는 쪽으로.
아무리 랜선이라지만 면접관들의 표정이나 태도는 고스란히 전달되었을 것이고, 지원자의 대답은 점점 꼬이기 시작했다. 결과는 당연히 탈락이었다. 최종합격자는 C가 되었다.
이 사태의 원인은 지원자의 잘해보고자 하는 의욕에서 비롯된 ‘사전에 체크하지 않는 환경’이었다. 지원자는 좀 더 좋은 기기에서 화상면접을 하고자 회사 근처 렌탈샵에서 노트북을 두 시간 정도 빌렸다. 문제의 소음은 빌린 노트북의 열을 식히는 냉각팬에서 발생했다. 그 소음은 정말 듣기 거북할 정도로 끊임없이 계속되었다. 좀 더 좋은 기기에서 면접을 진행하고자 했던 지원자는 테스트와 1차 면접에서 사용하지 않은 새로운 디바이스를 사전 점검없이 사용하여 오히려 면접을 망치게 되었다.
소음뿐만 아니라, 화면도 불안정하긴 마찬가지였다. 화면이 끊기고 울긋불긋한 줄이 생겼고, 화면이 찌그러지고 또 멈추는 일이 반복되었다. 테스트와 1차 면접은 본인의 집에서 자택 Wifi로 접속하여 면접을 보았지만, 좀 더 쾌적한 환경에서 면접을 보고 싶었던 지원자는 근처 공유오피스를 빌려 공유오피스의 Wifi를 사용해 접속했다. 아마도 공유오피스의 네트워크는 광대역으로 빠르기는 하지만 너무 많은 사람들이 달라붙어 있는 문제가 있지 않았나 생각해 본다.
결국 이렇게 우리는 강력한 합격 후보자를 너무도 허무하게 놓치고 말았다. HR에서 이 후보자에게 다시 기회를 줄 있을지 면접관들에게 물어봤으나, 면접관들의 대답은 “No” 였다. 이유는 “저런 물리적인 환경의 준비 까지도 면접의 일부이고 태도다”라는 것이었다.
HR은 지원자들에게 사전 테스트 시, 가급적 접속하는 디바이스와 네트워크 환경(Network line)을 바꾸지 말라고 알려줘야 한다. 그리고 사전에 테스트되지 않은 기기와 네트워크 환경을 통해 접속했을 때 발생하는 사고에 대한 책임은 전적으로 지원자에게 있다는 것을 상기시키는 것이 중요하다.(약간의 협박성 멘트가 될 수 밖에 없다)
다음 시간에는 화상면접 진행 중, 종료 시 주의해야 할 것들에 대한 가이드가 이어집니다.