우리는 업무를 설계할 때 ‘나(우리)’에서 시작하는 경우가 많다. ‘조직이 이 직무를 만든 이유는 무엇일까?’, ‘고객, 조직(상사, 동료)이 이 직무에 기대하는 것은 무엇일까?’에 대해서는 좀처럼 생각하지 않는다. 그러나 성과는 고객, 조직의 니즈를 충족시키는 것과 관련이 있다. 이해관계자 분석은 팀(혹은 자신) 업무와 관련된 이해관계자는 누구이고, 서로 어떤 니즈를 가지고 있는지 분석함으로써 업무 실행력과 목표 달성도를 높인다. 또한 이 접근은 업무를 보다 큰 그림에서 이해하고 체계적으로 계획을 세울 수 있도록 돕는다.
진행 순서
1. 성과 목표, 업무 수행과 관련하여 영향을 주고 받는 이해관계자는 누군인지 규명하여 접착식 메모지에 기입한다. 이해관계자는 영향력의 크기나 우리와 맺고 있는 관계 정도와 상관없이 생각나는 대로 작성한다.
- 팀(내 직무)의 목표 달성, 업무 수행에 영향을 미치는 이해관계자는 누구인가?
- 성과를 내는 데에 도움을 줄 수 있는 이해관계자는 누구인가?
- 목표 달성에 지장을 줄 수 있는 이해관계자는 누구인가?
예를 들어, HR팀이라면 조직 관리에 대해 조언을 얻을 수 있는 HR컨설턴트가 이해관계자에 포함될 수 있다. 현재 우리 팀이 관계를 맺고 있는 HR컨설턴트가 존재하느냐의 여부는 고려하지 않으며, 업무와 성과에 미치는 영향력 차원에서 접합성을 고려한다.
2. 아래 양식의 가운데에 팀명을 적고, 팀 성과에 미치는 영향력의 크기나 교류 빈도에 따라 이해관계자를 적정 위치에 배치시킨다. 이 때 각 이해관계자가 어디에 위치하는게 좋을지, 왜 그러한지 팀원과 논의하면서 적정 위치를 찾을 때까지 팀과의 간격을 여러 번 조정한다.
3.팀이 이해관계자에게, 반대로 이해관계자가 팀에게 제공해야 할 가치 혹은 요구 사항은 무엇인지 서술한다. 여기에서 중요한 것은 서술 방식이나 옳고 그름에 얽매이지 않고 상호 간의 기대가 무엇인지 브레인스토밍을 하는 것이다.
- 예: ‘영업팀은 우리팀(HR)에 “사람 좀 빨리 뽑아달라”고 요청한다’, ‘우리 팀은 인원 충원을 요구하는 팀이 구체적인 자격 요건을 전달하기를 바란다’
[이해관계자 분석 예시]
4. 작성된 내용은 업무 간의 상호 관련성과 실행 용이성에 따라 범주화한다. 범주화한 업무 목록들은 그 업무를 하는 목적에 부합되게 이름을 붙인다.
- 예: ‘영업팀은 우리팀(HR)에 “사람 좀 빨리 뽑아달라”고 요청한다’, ‘개발팀은 채용 프로세스가 효율적으로 운영되기를 기대한다’ → 채용 기간 단축
5. 이해관계자 분석을 통해 알게된 점, 느낀 점은 무엇인지 소감을 공유하고, 산출물은 성과 목표 설정을 위한 자료로 활용한다.