화상면접 운영가이드: 면접 시 안내사항
일반적인 면접에서도 해당되는 것이지만 화상면접 상황에서는 조금 더 강조할 필요가 있다. 100회가 넘는 화상면접을 진행하면서 가장 유효했던 사전 공지사항 또는 양해를 구해야 할 사항은 다음과 같다.(여기에는 코로나 방역으로 인해 마스크를 쓰고 면접을 해야 하는 상황도 포함된다)
1. 인트로
“면접을 시작하기 전에 몇 가지 사항을 말씀드리겠습니다. 당사의 화상면접에 참여하시는데 있어서 공통적인 사항이므로, 만약 2차 면접도 화상으로 진행된다면 공통적으로 해당됩니다. 따라서 공통사항은 이번에 1회 말씀드립니다.”
2. 면접시간의 확인
“면접 시간은 총 30여분 정도 예상됩니다. 상황에 따라서 면접 시간이 조금 더 길어질 수도 있고, 짧아질 수도 있습니다. 하지만, 면접 시간의 길고 짧음이 결과에 큰 영향을 미치지 않는다는 점을 말씀드립니다.”
3. 마스크를 쓰고 면접을 하는 상황에 대한 양해
“코로나 방역으로 인해 저희 면접관들은 모두 마스크를 착용하고 있습니다. 상황에 따라서는 마스크로 인해 질문이 잘 들리지 않거나, 질문의 의도가 정확히 전달되지 않을 수도 있습니다. 이런 이유로 질문이 잘 들리지 않을 경우에는 질문을 다시 한 번 확인하실 수 있습니다. 또 지원자께서 질문을 잘못 듣고 다른 대답을 하실 경우에는 저희가 대답을 중간에 끊고 다시 질문을 드릴 수도 있습니다. 이 점 사전에 양해를 부탁 드립니다.”
4. 네트워크 장애 발생 시 대응 방안에 대한 안내
“네트워크가 불안정해서 화면이 끊기거나 소리가 잘 안 들려서 더 이상 진행이 어려운 경우가 발생할 수 있습니다. 이 경우에는 저희 쪽에서 잠시 면접을 중단하고 화상회의 Room을 다시 개설해서 재접속 하시도록 연락을 드리겠습니다. 당황하지 말고 기다리셨다가 재접속하시면 됩니다.”
5. 면접 질문에 대한 사전 양해
“짧은 시간 동안 화상을 통해 지원자께서 가지고 계신 경험이나 역량을 알고 싶다 보니, 다소 직접적이거나 불편한 질문을 드릴 수도 있습니다. 이 점 사전에 양해를 구합니다”
여기까지 진행되고 나서 지원자가 모두 수긍할 경우 면접을 시작하면 된다. 사실 위에 열거한 다서 가지 사항은 조금만 고치면 일반적인 대면면접에서도 충분히 사용가능한 것들이 대부분이다. 다만, 이러한 공지사항이 중요한 것은 ‘대면면접’ 상황이 아니라 ‘화상면접’ 상황이기 때문이다. 불필요한 오해와 나중에 발생할 수도 있는 법률적-비법률적 책임 또는 비난을 방지하는 차원에서도 반드시 확인하는게 좋다. 다섯 가지 사항을 앵무새 처럼 매번 반복하는게 지겨울 수 있지만 습관을 들이면 편해진다.
화상면접 운영가이드: 화상사스템의 화면 분할
화상시스템의 경우 각자 공간의 제약을 벗어나 참여할 수 있다른 점이 매력적이다. 하지만 면접 상황에서는 여러 사람이 각자 다른 경로를 통해 참여하는 것이 반드시 좋은 것만은 아니다. 오히려 면접의 집중도를 상당히 떨어뜨리는 결과를 가져오기도 한다.
상황 1. 면접관이 모두 한 장소에 있는 경우
지원자 한 명이 접속하고, 면접관이 모두 한 장소에 있는 경우, 화면에는 지원자 한 명만 나오게 된다. 모든 면접관들은 지원자의 대답이나 표정에 집중하게 된다. 주의 분산의 가능성은 없다.
상황 2. 면접관들이 다른 장소에 있는 경우
면접관의 사정으로 인해 한 명이 외부에서 접속을 한다. 화면에는 두 명의 얼굴이 나오고 지원자에 대한 주의는 분산될 수밖에 없다. 외부에서 접속한 면접관 또한 지원자와 회사에서 면접을 진행하고 있는 면접관 무리가 동시에 화면에 나타난다. 결국 이 상황에서는 모든 참여자의 주의가 분산되고, 지원자에게 집중하기 어려워진다. 특히 외부에서 접속하는 면접관이 고위임원이라면 주의 분산은 더 커진다.
대부분의 화상회의 시스템은 참여자가 늘어나면 늘어날수록 화면이 분할되면서 모든 사람들이 화면에 나오는 구조이다. 위에서 언급했듯이 화면이 분할될수록 주의분산은 피할 수가 없다. 그럼에도 불구하고 면접관이 너무 바빠서 외부에서 참여해야 한다면 어떻게 해야 할까?
다양한 시도를 해 봤지만 다음 방법이 최선이었고, 주의분산 문제가 가장 덜했다. (혹시 더 좋은 방법이 있다면 제발 저에게도 공유해 주시기를 부탁드린다) 외부에서 접속하는 면접관은 비디오와 오디오를 켜지 않으며, 질문을 할 경우에만 오디오를 켠다. 이 때, HR이 해야 할 것은 외부 접속 면접관이 Audio를 켠다면 “OOO님 혹시 질문하실게 있으면 부탁 드립니다.”라고 눈치껏 알아서 하거나, 사전에 외부의 면접관과 협의 하에 “OOO 면접관님 질문 부탁 드립니다.”라고 지정을 하는 것이다.
이렇게까지 하는 이유는 외부 접속의 특수성 때문이다. 지원자와 회사 내의 면접관들은 ‘면접’에 집중할 수 있는 환경 하에서 화상면접을 진행한다. 그러나 외부에서 접속하는 면접관의 경우 주변 환경이 ‘면접’을 위한 상황이 아닐 가능성이 높다. 즉, 주변의 잡다한 소음과 배경이 상당한 방해가 될 가능성이 높다는 것이다. 그리고 외부 접속의 경우 대부분 스마트폰이나 태블릿을 이용하게 된다. 거기에 더해 만약 이동중이라면 화면이 심하게 흔들리기도 한다.
면접 상황에서 불안정하거나 주의를 분산시키는 환경은 지원자를 당황하게 하거나, 불필요한 긴장감을 주는 원인이 된다. 지원자가 자신의 역량과 경험을 충분히 드러낼 수 있도록 하기 위해서 최대한 노력하는 것은 다름 아닌 회사의 책임이다.
화상면접 운영가이드: 면접 마무리
기껏 면접을 잘 끝내고 난 뒤에 하는 몇 가지 실수들이 있다. 사실 실수라기 보다 대면면접에서는 좀처럼 일어나지 않는 일이다. 화상면접 상황에서 일어나기 쉬운 이 실수는 생각보다 치명적일 수 있다. 실수를 방지하기 위해서는 다음을 유념하라.
1. 면접이 끝나자마자 비디오와 오디오부터 꺼라
면접이 끝나자마자 화상회의 시스템의 비디오와 오디오를 모두 꺼야 한다. 가급적 재빨리 꺼야 한다. 대부분 면접이 끝나면 지원자에 대한 크고 작은 평가를 면접관들이 한 마디씩 하게 된다. 그런데 화상회의 시스템이란 것은 네트워크를 통한 영상과 음성의 전달이다 보니, 사람이 인지하지 못하는 1초 이내의 지연이 발생한다.
만약 지원자가 시스템 접속을 끊기 전이라면, 면접관들이 안심하고 하는 몇 마디가 랜선을 넘어 상대방의 귀에 고스란히 들어가게 된다.
사례. “아무리 제가 지원하는 입장의 약자이지만 너무하시네요”
지원자 C는 채용 기준에 맞지 않았다. 면접관들의 질문을 명확하게 파악하지 못했고, 커뮤니케이션도 어눌했다. 면접관들도 매끄럽지 못한 응답에 상당히 지친 표정이었고 면접을 빨리 끝내고 싶어하는 표정이 역력했다.
“수고하셨습니다. 이만 면접 마치겠습니다”라는 HR의 말과 함께 면접이 끝났다(면접관들은 끝났다고 생각했다). HR 담당자는 화면을 보면서 지원자가 완전히 접속을 끊기를 기다렸는데, 한 면접관이 불쑥 말을 꺼냈다. “너무 별로였던 것 같네요. 저는 C는 반대입니다. 아는 것도 없고… “ 단 1.5초의 발언이었고, HR담당자가 비디오와 오디오를 차단하려고 하는 순간이었다.
랜선을 넘어 지원자에게 이 발언이 전해졌고, HR 담당자는 설마하는 심정으로 다음 인터뷰를 진행했다. 그리고 그 날 저녁 지원자로부터 항의 문자가 왔다. “아무리 제가 지원하는 입장의 약자이고, 면접을 잘 못했다고 하더라도 그렇게 대놓고 악평을 하시는 것은 당황스럽네요. 이런 회사라면 차라리 합격 안 한게 다행이라고 생각합니다.” 대략 이런 내용이었다.
SNS의 홍수, HR뿐만 아니라 회사 입장에서 외부와 가장 조심해야 하는 프로세스 중 하나가 채용이다. 회사의 평판은 이런 식으로, 단 1.5초 만에 망가질 수 있다.
2. 신규 입사자에 대한 불필요한 평가를 방지하라
두 번째는 채용이 결정되고 채용이 결정되고 입사 후 지원자에 대한 평가이다. 이 평가들은 대개 “화상면접 할 때는 몰랐는데, 실제로 보니….”라는 식으로 나타난다. 대부분은 역량이나 경험이 아니라 외모와 태도에 대한 발언들이다. (노동법적으로 상당히 위험한 것은 당연하다) 주로 발생하는 부적절한 평가는 다음과 같다.
- 외모에 대한 평가: “면접에서 봤을 때는 커 보였는데, 키가 작네?” “화면에서 본 것보다 뚱뚱한 것 같아” (심지어 피부 상태를 얘기하는 경우도 있지만 글의 품위를 지키기 위해 생략한다)
- 태도에 대한 평가: “화면에서는 잘 웃더니 왜 저렇게 표정이 뚱해?”, “엄청 적극적이고 밝은 줄 알았는데, 어두워 보이네”
낮 말은 새가 듣고 밤 말은 쥐가 듣는다고 했다. 화상면접은 그 나름의 효과와 한계가 뚜렷하다. 대면 상황이 아니면 파악할 수 없는 것들을 기대해서는 안된다. 또한 채용은 그 사람의 역량과 경험을 사는 것이다. 외모가 아니라.
더구나 이미 채용되어 출근을 시작한 사람을 대상으로 외모나 태도에 대해 딱 한 번 보고 저런 말을 하는 것은 노동법적으로도 상당히 위험하다. HR은 어떤 방법을 써서라도 이러한 사후적이고 불필요한 평가의 위험성을 조직 내부에 반드시 인식시켜야 한다.
다음 시간에는 화상면접에 참여하는 지원자들을 위한 가이드를 공유해 보도록 하겠다.
화상면접 잘 되고 있나요? – 1부
화상면접 잘 되고 있나요? – 2부